[생활TIP] 칼퇴의 법칙

[ 생활TIP ]

싱글즈

칼퇴의 법칙

SINGLE EYE 

칼퇴를 잘하는 사람들에게는 어떤 노하우가 있을까?

'워라밸' 사수는 생각보다 그리 어렵지 않다.

1. 스프링 모눈 노트를 가로로 사용하라

메모를 얕보지 마라. 

메모의 힘은 거의 모든 직종에서 통한다. 

꼼꼼한 이미지 메이킹을 하는 

가장 쉬운 방법이기도 하다. 

효율적인 메모 습관을 들이기 위해서는 

스프링 모눈 노트를 구입하는 것이 좋다. 

필기는 세로가 아닌 ‘가로’ 로 할 것. 

글 외에도 한눈에 파악하기 쉬운 그림이나 표로 

업무를 정리하는 습관을 들여야 한다. 

브레인스 토밍도 쉬워지고 메모를 

바로 파워포인트 자료로 만들어 정리하기에도 편리하다.

Tip일정이나 할 일은 일별, 주별, 월별로 관리하고 

완료하지 못한 주별 업무는 반드시 금요일 저녁에 

다른 칸에 한꺼번에 옮겨 적어둘 것. 

이 습관을 들이면 업무를 누락하는 일은 절대 없다.

2. 목표 점수를 낮게 측정하라

모든 업무를 100점짜리로 만들 필요는 없다. 

가장 미련한 일은 메모로 보고하면 되는 

20 점짜리 업무를 잘해보겠답시고 

파워포인트로 정리하느라 

80점짜리 노력을 들이는 것. 

쓸데없는 야근이 발생하는 이유다. 

목표 점수를 정한 뒤 점수에 맞춰 

최소한의 시간 안에 일을 완성하자.

Tip100점을 목표로 했을 경우 

80점까지 완성됐을 때 오픈해야 한다. 

혼자 끙끙댔던 20점을 동료나 상사가 보충해주기 때문. 

목표 점수보다 1~2점만 높게 완성하는 센스도 발휘하자. 

예를 들어, 파워포인트가 아닌 메모로 보고하되, 

비교 대상이 되는 타 제품의 조사 결과도 같이 기재해 

제출하면 2점이 100점 보다 빛을 발한다. 

속도도 높이고 목표 점수도 살짝 높일 수 있다.

3. 메일은 반드시 폴더별로 정리하라

메일함에 용도에 따른 폴더를 만들어 구분해두면 

필요한 내용을 찾기 위한 무의미한 클릭을 방지할 수 있다. 

제목만 봐서는 내용을 한 번에 기억할 수 없기 때문에 

사용 빈도가 높은 ‘받은 편지함’ 은 반드시 정리가 필요하다. 

특정 단어를 지정해 자동 메일 분류 기능을 사용해도 좋다. 

중요하지 않은 메일 역시 폴더를 만들자.

Tip메일은 가급적 3분 안에 회신하고

 최대한 빨리 기억에서 없애는 것이 낫다. 

최대 24시간 이내에 모두 회신하도록 하자. 

급하게 처리해야 하는 건은

 ‘[긴급]’ 을 붙여 전송해도 좋다. 

수신 확인 버튼은 상대방의 

업무 속도를 파악할 수 있는 기능이다. 

메일 수신이 빠르지 않은 사람에게 

따로 연락을 넣어 재촉할 수 있기 때문이다.

4. 나만의 서식을 만들어 사용하라

파워포인트에 나만의 서식을 만들어놓으면 

빠르게 자료를 만들 수 있는 것처럼, 

나만의 문서 서식도 만들어두자. 

회의록처럼 반복적으로 

사용해야 하는 경우 내용을 

빨리 파악할 수 있을뿐더러 

자료를 작성하는 시간을 줄일 수 있다. 

큰 틀을 만들고 부품을 

갈아 끼우듯 내용만 채우면 된다. 

후에는 자료만 봐도 내 것인지 

알아볼 정도로 사용하면 더 좋다.

Tip나만의 기능도 만들어둘 것. 

자주 사용하는 기능을 마우스를 

움직이기 편리하도록 

가까운 곳에 모으는 것이다. 

예를 들어 엑셀은 좌측 상단 부근에 

자주 사용하는 기능의 버튼을 배치한다.

 한 번 세팅했다고 끝이 아니라 일할 때마다 

메뉴가 최적의 위치에 배열되었는지 확인해야 한다.

5. 불필요한 것은 남김 없이 버려라

집중하는 데 가장 좋지않은 것은 

불필요한 것이 남아 있는 상태다. 

지금 당장 컴퓨터 바탕화면, 

가방, 책상, 스마트폰을 점검하자. 

메일함도 마찬가지다. 

하루만 일해도 책상 위에 출력한 자료, 

보고서 등의 갖가지 프린트가 쌓인다. 

대부분은 컴퓨터에 들어 있으니 버려도 된다. 

저장되어 있지 않은 파일은 

휴대폰 사진으로 저장해도 좋다.

Tip바탕화면에서 바로 검색이 되지

 않는 파일은 쓰레기나 마찬가지. 

필요한 파일을 찾느라 

무의미한 시간을 보내고 싶지 않다면 

일별, 주별, 월별로 폴더를 만들고 파일을 정리하자. 

용량이 부족하다는 경고 메시지를 받지 않고 싶다면 

필요 없는 파일은 그날그날 버려야 한다. 

이는 스마트폰도 마찬가지다.

6. 의도적인 타임라인을 정하라

A프로젝트에 앞으로 3시간만 할애할 것이며 

그다음에는 반드시 B프로젝트를 

해야한다는 의도적인 시간 배분이 필요하다. 

회의나 미팅 시간을 

이 타임라인에 맞추어 강제적으로 자리를 

떠야만 하는 상황을 만들어도 좋다. 

시간이 한정되어 있다고 생각하면 

내 능력보다 높은 강도의 몰입도가 생긴다. 

이는 멀티태스킹에도 도움이 된다.

Tip‘워크 플랜’을 사용하자. 

시간을 분단위로 쪼개고 

각 할 일까지 정해놓은 뒤 

그대로 따라 하는 것을 강제화하는 것이다. 

이를 통해 내 업무의 강약점을 파악할 수 있다. 

업무별로 예상 시간을 초과하는 경우, 

시간이 남는 경우를 비교 분석할 수 있다. 

후에는 나만의 맞춤형 워크 플랜이 가능해진다.  

* 자료출처 : 싱글즈